Jahresreport des Data Protection Committees der New Work SE für das Jahr 2022

Die New Work SE, Betreiberin des Job-Netzwerks XING, ist sich ihrer großen Verantwortung hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit bewusst.

Die rund 21 Millionen Mitglieder vertrauen darauf, dass ihre Daten entsprechend den vorgesehenen Zwecken und den anwendbaren rechtlichen Bestimmungen verarbeitet und genutzt werden. Es ist unsere Verpflichtung, sämtliche Daten bestmöglich zu schützen. Als deutsches Unternehmen unterliegen wir strengen gesetzlichen Vorgaben. Zudem sind die Themen Datenschutz und Datensicherheit in unserer DNA verankert.

Um unseren Nutzern noch mehr Transparenz zu bieten, haben wir in Abstimmung mit dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit bereits im Jahr 2018 die Website „Datenschutz bei XING“ entwickelt. Hier informieren wir die Nutzer unserer Dienste u.a. über datenschutzrelevante Vorkehrungen und Neuigkeiten aus unserem Haus.

Das Data Protection Committee („DPC“) der New Work SE verantwortet übergeordnete Datenschutzthemen innerhalb des Konzerns – auch über die gesetzlichen Anforderungen hinaus. Es berät den Vorstand in themenspezifischen Fragestellungen, begutachtet datenschutzrechtliche Grenzfälle und überprüft interne Prozesse. Darüber hinaus ist es Ansprechpartner für alle Business Units des Unternehmens und arbeitet an datenschutzrechtlich sensiblen Projekten mit. Zu den ständigen Mitgliedern des DPC zählen der General Counsel/Vice President Legal and Compliance, der Informationssicherheitsbeauftragte, der Vice President External Affairs und der Datenschutzbeauftragte der New Work SE. Je nach inhaltlicher Ausrichtung des zu behandelnden Themas erhält das DPC Unterstützung von Spezialisten der jeweiligen Fachabteilungen. Eine Übersicht über die aktuellen Ansprechpartner des DPC ist hier zu finden.

Wichtiger operativer Partner des DPC ist das Informationssicherheitsteam der New Work SE. Durch dieses Zusammenspiel sichert die New Work SE konzeptionell und praktisch einen schnellen und versierten Umgang mit daten- und informationssicherheitsrelevanten Themen und stellt sicher, ihr Versprechen auf ein Höchstmaß an Datenschutz, Datensicherheit und Privatsphäre trotz steigender Anforderungen zu erfüllen.

Das DPC kommt in mindestens quartalsweise stattfindenden Sitzungen zusammen, um relevante aktuelle Datenschutzthemen zu besprechen und ggf. Maßnahmen einzuleiten. Im Fall dringender Angelegenheiten trifft sich das DPC darüber hinaus anlassbezogen in außerordentlichen Sitzungen. Die Aktivitäten und getroffenen Maßnahmen aus den Sitzungen des DPC werden sorgfältig dokumentiert und protokolliert. Darüber hat sich das DPC intern verpflichtet, die Öffentlichkeit in regelmäßigen Abständen über seine Tätigkeit in Form eines Jahresberichts zu informieren.

Jahresreport 2022:

Die wesentlichen Aktivitäten des DPC im Jahr 2022 waren die folgenden:

1. Unterstützung eines Projektes zur Weiterentwicklung der Einwilligungs-Lösung („Cookie Banner“)
2. Unterstützung der internen Revision der Datenschutz-Organisation
3. Unterstützung der Einführung cloudbasierter Produktivitätsanwendungen
4. Bearbeitung datenschutzrelevanter Vorfälle, Beschwerden und Anfragen externer Stellen mit übergeordneter Bedeutung 

1.     Unterstützung eines Projektes zur Weiterentwicklung der Einwilligungs-Lösung („Cookie Banner“)

Mitglieder des DPC haben daran mitgewirkt, dass die Einwilligungs-Lösung der New Work SE („Cookie Banner“) mit Blick auf neue Anwendungsfälle im Online-Marketing, aktuelle Entwicklungen in der datenschutzrechtlichen Diskussion und Transparenz für die Nutzer weiter optimiert wurde.

2.     Unterstützung der internen Revision der Datenschutz-Organisation

Im Rahmen der regelmäßig stattfindenden internen Revision wurde im Jahr 2022 die Datenschutz-Organisation der New Work SE einer Prüfung unterzogen. Mitglieder des DPC haben diese interne Revision unterstützt, insbesondere durch Auskünfte hinsichtlich der entsprechenden Zuständigkeiten, Prozesse und Dokumentation.

3.     Unterstützung der Einführung cloudbasierter Produktivitätsanwendungen

Im Jahr 2022 hat bei der New Work SE eine umfassende Optimierung und Konsolidierung des Portfolios der eingesetzten Produktivitätsanwendungen stattgefunden. Der Trend geht auch in diesem Bereich hin zum Einsatz cloudbasierter Dienste und Anwendungen – so auch bei der New Work SE. Dabei dürfen Datenschutz und Datensicherheit jedoch auf keinen Fall zu kurz kommen. Mitglieder des DPC haben deshalb die Projektverantwortlichen bei Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit unterstützt.

4.     Bearbeitung datenschutzrelevanter Vorfälle, Beschwerden und Anfragen externer Stellen mit übergeordneter Bedeutung

Das DPC befasst sich – bei Bedarf auch außerhalb der ordentlichen Sitzungen - mit akuten Vorfällen, Beschwerden und Anfragen externer Stellen zu Datenschutzthemen, insbesondere bei übergeordneter Bedeutung für den New Work Unternehmensverbund. Neben der Ermittlung und Dokumentation des jeweiligen Sachverhalts übernimmt das DPC auch Aufgaben der Berichterstattung und fördert damit den Informationsaustausch innerhalb der Unternehmensgruppe zu datenschutzrelevanten Themen.

Im Berichtszeitraum 2022 wurden akute Vorfälle durch das DPC behandelt und Handlungsempfehlungen sowie Maßnahmen abgeleitet. Dabei wurden die Ursachen der Vorkommnisse von allen Beteiligten genauestens eruiert, um Gegenmaßnahmen zu entwickeln und weiteren Vorfällen präventiv vorzubeugen.