Corporate Governance

Der Deutsche Corporate Governance Kodex gibt Empfehlungen und Anregungen zur Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Gesellschaften. Die aktuelle Version können Sie hier einsehen:

Deutscher CG Index

Die New Work SE misst den Corporate Governance-Empfehlungen einen hohen Stellenwert bei und verpflichtet sich zu einer transparenten, verantwortlichen Führung und Kontrolle des Unternehmens. Die gemeinsamen Entsprechenserklärungen von Vorstand und Aufsichtsrat der New Work SE zur Umsetzung der Anregungen gemäß § 161 AktG zum Deutschen Corporate Governance Kodex stehen Ihnen nachfolgend als PDF-Download bereit.

ERKLÄRUNG DES VORSTANDS UND DES AUFSICHTSRATS DER NEW WORK SE ZU DEN EMPFEHLUNGEN DER „REGIERUNGSKOMMISSION DEUTSCHER CORPORATE GOVERNANCE KODEX“ NACH § 161 AKTG

Vorstand und Aufsichtsrat erklären, dass seit der Abgabe der letzten Entsprechenserklärung den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex („Kodex“) in der Fassung vom 28. April 2022 entsprochen wurde und zukünftig entsprochen wird. Hiervon galten bzw. gelten jeweils die folgenden Ausnahmen:

D.4 Arbeitsweise des Aufsichtsrats – Zusammenarbeit im Aufsichtsrat und mit dem Vorstand - Ausschüsse des Aufsichtsrats: Bildung eines Nominierungsausschusses
Der Aufsichtsrat hat in Abweichung der Empfehlung aus Ziffer D.4 des Kodex keinen ständigen Nominierungsausschuss gebildet. Nach Ansicht des Aufsichtsrats führt die Bildung eines solchen ständigen Nominierungsausschusses nicht zu einer Effizienzsteigerung bei der Aufsichtsratsarbeit. Eine anlassbezogene Bildung eines Nominierungsausschusses ist aus Sicht des Aufsichtsrats für die Gesellschaft sinnvoller. In jedem Fall ist der Aufsichtsrat der Auffassung, dass bei so wichtigen Entscheidungen wie der Bestellung bzw. Nominierung von Vorstands- und/oder Aufsichtsratsmitgliedern die frühzeitige Befassung des gesamten Aufsichtsrats vorzugswürdig ist.

G.17 Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat – Vergütung des Aufsichtsrats: Vergütung des stellvertretenden Vorsitzenden
Der stellvertretende Vorsitz im Aufsichtsrat wird bei der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder nicht besonders berücksichtigt. Vorstand und Aufsichtsrat halten eine gesonderte Vergütung aufgrund der nach den bisherigen Erfahrungen geringen Vertretungsanlässe und der im Übrigen angemessenen Grundvergütung für verzichtbar.

Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat
Für die Gesellschaft ist eine gute und transparente Corporate Governance ein wichtiger Bestandteil des unternehmerischen Erfolgs. Besonderen Wert legen Vorstand und Aufsichtsrat dabei auf eine enge, vertrauensvolle und effiziente Zusammenarbeit. Neben offener Kommunikation und aktivem, kontinuierlichem Risikomanagement sind auch die ordnungsgemäße Rechnungslegung und Abschlussprüfung wichtige Bestandteile einer auf langfristigen Erfolg ausgelegten Unternehmensführung.

Vorstand und Aufsichtsrat der New Work SE führen ihre Geschäfte nach den Vorschriften der anwendbaren Gesetze, der Satzung der Gesellschaft und der anwendbaren Geschäftsordnungen. Die New Work SE und ihre Gremien folgen, mit den wenigen offengelegten Ausnahmen, den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex.
 
In Anwendung des per 1. Mai 2015 in Kraft getretenen Gesetzes zur gleichberechtigten Teilhabe von Frauen und Männern in Führungspositionen hat der Aufsichtsrat zuletzt im März 2020 für sich die Erreichung einer Zielgröße der Frauenbeteiligung von 16,6 % verabschiedet. Diese ist derzeit übererfüllt. Ferner hat der Aufsichtsrat die Zielgröße für die Frauenbeteiligung im Vorstand auf 20 % festgelegt. Für das Erreichen der Zielgrößen hat der Aufsichtsrat den 25. März 2025 bestimmt. Diese Quote wird derzeit deutlich übererfüllt. Der Vorstand hat seinerseits im Juli 2022 eine Zielgröße für den Frauenanteil in der obersten Management-Ebene von 22 % festgelegt, die bis spätestens zum 30. Juni 2027 erreicht sein soll. Diese Zielgröße wurde in der Vergangenheit bereits erreicht. Kurzfristige Restrukturierungsmaßnahmen und daraus resultierende Veränderungen in der Organisationsstruktur haben dazu geführt, dass diese Zielgröße mit 20 % aktuell unterschritten wird. Für die zweite Ebene unterhalb des Vorstands hat der Vorstand eine Zielgröße von 30 % festgelegt, die derzeit übererfüllt wird. Für das Erreichen der Zielgröße hat der Vorstand ebenfalls den 30. Juni 2027 bestimmt. 

Vorstand
Der Vorstand der New Work SE setzt sich zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Erklärung aus einem aus drei Mitgliedern bestehenden international erfahrenen Management-Team zusammen. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung, legt die strategische Ausrichtung fest und verfolgt das Ziel einer nachhaltigen Steigerung des Unternehmenswerts. Der Vorstand ist sich seiner Verantwortung gegenüber Mitarbeitern, Mitgliedern der New Work-Plattformen und der Öffentlichkeit bewusst und nimmt die ihm obliegenden Aufgaben mit großer Sorgfalt wahr.

Die Ressortzuständigkeit und -verteilung zwischen den einzelnen Mitgliedern des Vorstands ergeben sich aus der Geschäftsordnung und dem Geschäftsverteilungsplan. Die einzelnen Mitglieder des Vorstands tragen trotz bestimmter Ressortzuständigkeiten im Einklang mit der vom Aufsichtsrat verabschiedeten Geschäftsordnung grundsätzlich für die gesamte Geschäftsführung gemeinschaftlich die Verantwortung. Die Vorstandsmitglieder arbeiten kollegial zusammen und unterrichten sich gegenseitig laufend über wichtige Maßnahmen und Vorgänge in ihren Geschäftsbereichen. Über bestimmte Angelegenheiten entscheidet der Vorstand gemäß den gesetzlichen Vorgaben und seiner Geschäftsordnung als Gesamtvorstand.

Die Vorstandsvorsitzende repräsentiert die Gesellschaft nach innen und außen und vertritt den Vorstand gegenüber dem Aufsichtsrat. Der Vorstand berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig mündlich und schriftlich sowie in regelmäßig stattfindenden Sitzungen über seine Arbeit, die Geschäftsentwicklung und Lage des Konzerns, Geschäftsvorgänge, Finanzierungs- und Investitionsvorhaben, die wesentliche strategische Ausrichtung, die Risikolage und das Risikomanagement sowie über die Planung einschließlich der Personalplanung und die Compliance.
 
Der Vorstand hat keine Ausschüsse gebildet. Er fasst seine Beschlüsse im Einklang mit der Geschäftsordnung nach Möglichkeit einstimmig, im Übrigen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Für eine Reihe von Geschäften ist der Vorstand verpflichtet, die vorherige Zustimmung des Aufsichtsrats einzuholen.
 
Für den Vorstand ist durch den Aufsichtsrat eine Altersgrenze dadurch festgelegt, dass Vorstandsverträge spätestens im Monat der Erreichung der Regelaltersgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung enden. Vorstand und Aufsichtsrat befinden sich in einem ständigen Dialog zur langfristigen Nachfolgeplanung. Dadurch werden frühzeitig Zeitpunkte einer notwendigen Besetzung sowie Anforderungen an Kandidaten herausgearbeitet. Gemäß dieser Anforderung werden anschließend durch den Aufsichtsrat systematisch geeignete Kandidaten identifiziert und evaluiert. 

Aufsichtsrat
Arbeitsweise des Aufsichtsrats 
Der Aufsichtsrat besteht derzeit aus sechs Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden und sich ausschließlich aus Vertretern der Aktionäre zusammensetzen. Unter Berücksichtigung der Eigentümerstruktur hält der Aufsichtsrat eine Anzahl von drei unabhängigen Mitgliedern des Aufsichtsrats für angemessen, die mit Frau Weber, Herrn Dr. Meier und Herrn Dr. Lübcke derzeit auch erreicht wird. Die vom Aufsichtsrat für Aufsichtsratsmitglieder festgelegte Regelaltersgrenze liegt bei 70 Jahren.

Der Aufsichtsrat führt seine Geschäfte und überwacht die Arbeit des Vorstands mit großer Sorgfalt nach bestem Wissen und Gewissen. Neben den ihm nach Gesetz und Satzung zugewiesenen Überwachungs- und Beratungspflichten gegenüber dem Vorstand sowie allgemeinen Berichtspflichten, ist der Aufsichtsrat darüber hinaus intensiv in strategische und organisatorische Entscheidungsfindungsprozesse der New Work SE eingebunden. Der Aufsichtsrat hat Geschäftsordnungen verabschiedet, in denen die Arbeit innerhalb von Vorstand und Aufsichtsrat sowie die Zusammenarbeit beider Organe verbindlich geregelt werden. Nach der Geschäftsordnung des Aufsichtsrates sollen Sitzungen in der Regel vierteljährlich, mindestens jedoch zweimal im Kalenderhalbjahr und bei Bedarf auch öfter stattfinden.
 
Auch zwischen den Sitzungen hält der Aufsichtsratsvorsitzende regelmäßig Kontakt mit dem Vorsitzenden des Vorstandes, um ihn bei Bedarf zu elementaren oder dringlichen Angelegenheiten zu beraten.
 
Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist auf der Internetseite der Gesellschaft abrufbar.
 
Zusammensetzung und Arbeitsweise der Ausschüsse des Aufsichtsrats
Aus seiner Mitte hat der Aufsichtsrat einen dreiköpfigen Prüfungsausschuss gebildet. Den Vorsitz im Prüfungsausschuss hat Frau Weber inne, die weiteren Mitglieder sind Herr Dr. Meier und Herr Dr. Lübcke.
 
Frau Weber und Herr Dr. Lübcke verfügen jeweils über den für die Ausschusstätigkeit gesetzlich geforderten Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung und der Abschlussprüfung. Beide verfügen über ausgewiesene langjährige Finanzexpertise. Frau Weber war nach ihrem Studium zum Master of Business Administration, Economics and Law (MSC) in verschiedenen Management- und Leitungspositionen (CFO) im Bereich Finanzen tätig und verfügt damit über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren. Herr Dr. Lübcke ist seit zwanzig Jahren als Geschäftsführer für verschiedene Unternehmen tätig und ist in diesen Positionen regelmäßig mit Sachverhalten der Rechnungslegung und Abschlussprüfung betraut.
 
Der Prüfungsausschuss befasst sich mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagements und des internen Revisionssystems sowie der Abschlussprüfung. Er überwacht den Rechnungslegungsprozess und erörtert die Quartalsberichte vor ihrer Veröffentlichung mit dem Vorstand. Weitere Themenschwerpunkte des Prüfungsausschusses sind die erforderliche Prüfung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, die Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, die Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und die Honorarvereinbarung mit dem Abschlussprüfer. Der Prüfungsausschuss unterbreitet schließlich dem Aufsichtsrat einen Vorschlag für dessen Vorschlag an die Hauptversammlung zur Wahl des Abschlussprüfers. Er bereitet zudem die Entscheidung des Aufsichtsrates über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Billigung des Konzernabschlusses sowie den Gewinnverwendungsvorschlag des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung vor.
 
Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat aus seiner Mitte einen Produkt- und Technik-Ausschuss gebildet, dem Herr Schmetz vorsitzt und dem darüber hinaus Frau Dr. Herrmann, Herr Weiss und Herr Dr. Meier angehören. 

Der Produkt- und Technikausschuss hat eine beratende Funktion und behandelt Fragen zu den Produkten und dem Marktumfeld, dem generellen Aufbau der Tech-Organisation, Kostenstrukturen und Arbeitsweisen im Technologieumfeld sowie die Evaluierung von Technologietrends in den Bereichen Soft- und Hardware.

Weitere dauerhaft eingerichtete Ausschüsse gibt es im Aufsichtsrat derzeit nicht. Der Aufsichtsrat ist der Auffassung, dass eine anlassbezogene Bildung weiterer Ausschüsse effektiver und sinnvoller ist. 

Der Aufsichtsrat und seine Ausschüsse unterziehen die Wirksamkeit ihrer Aufgabenerfüllung einer jährlichen Selbstbeurteilung. Hierzu werden mittels Fragebögen systematisch die Beurteilungen der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder zu allen wesentlichen Bereichen der Aufsichtsrats- und Ausschussarbeit erhoben und anschließend in aggregierter Form im jeweiligen Gremium erörtert. Vorschläge zur Steigerung der Effektivität werden ebenfalls diskutiert und gegebenenfalls umgesetzt. Bei Bedarf kann der Aufsichtsrat dazu externe Berater hinzuziehen. Der Aufsichtsrat hat die Selbstbeurteilung zuletzt in seiner Sitzung vom 30. November 2023 ohne Teilnahme des Vorstands durchgeführt.

Diversitätskonzept und Kompetenzprofil für die Besetzung des Aufsichtsrats
Ziel des Aufsichtsrats ist es, den Aufbau einer vielfältig zusammengesetzten Unternehmensleitung zu fördern. Bei zukünftigen Nominierungen des Aufsichtsrats und bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern wird verstärkt auf die Diversität des Gesamtgremiums hinsichtlich Alter, Geschlecht, Berufshintergrund und Nationalitäten geachtet. Aufgrund der internationalen Bezugspunkte der New Work SE hat sich der Aufsichtsrat zudem das Ziel gesetzt, stets mehrere Aufsichtsrats- und Vorstandsmitglieder mit internationaler Geschäftserfahrung oder sonstigem internationalen Bezug vertreten zu haben. Ziel für die Zusammensetzung von Aufsichtsrat und Vorstand ist es zudem, dass unterschiedliche Altersgruppen angemessen repräsentiert und die jeweiligen Zielgrößen für Frauen erreicht werden. Dem Aufsichtsrat gehören mehrere Aufsichtsratsmitglieder mit internationaler Geschäftserfahrung und sonstigem internationalen Bezug sowie unterschiedlichen Geschlechts und Alters an. Die Mitglieder des Aufsichtsrats haben diverse Bildungshintergründe und Berufserfahrungen. In seiner Gesamtheit erfüllt der Aufsichtsrat nach seiner Einschätzung sämtliche der benannten Kompetenzen und Erfahrungen, die nach der Zielsetzung des Aufsichtsrats vertreten sein sollen. In Bezug auf den Vorstand wird auf die Ausführungen zur Zusammensetzung des Vorstands verwiesen.
 
Der Aufsichtsrat hat überdies für seine Zusammensetzung ein Kompetenzprofil festgelegt, das sich ebenso wie der Stand der Umsetzung aus der nachstehenden Qualifikationsmatrix ergibt. 

Transparenz und Informationen – Bezugnahme auf die Internetseite der Gesellschaft
Die New Work SE bietet allen Aktionären und Interessierten auf ihrer Internetseite unter www.new-work.se/de/investor-relations/ eine Vielzahl an Informationen über das Unternehmen in deutscher und englischer Sprache an. So werden hier dem Publikum u. a. die Geschäfts- und Zwischenberichte unverzüglich nach Erscheinen zur Verfügung gestellt. Ebenso können hier der Finanzkalender, die aktuelle sowie alte Entsprechenserklärungen nach § 161 AktG, Informationen zu Director‘s Dealings und weitere Informationen gemäß WpHG abgerufen werden. Aktionäre haben zusätzlich die Möglichkeit, sich zeitversetzt über den Kursverlauf der Aktie zu informieren. Anleger können sich darüber hinaus über einen Newsletter über Kursentwicklungen und unternehmensbezogene Themen informieren lassen. Als Ergänzung zu den klassischen Kommunikationswegen nutzt die Investor Relations-Abteilung der New Work SE die gängigen Social Media Kanäle für die Verbreitung IR-relevanter New Work-Themen. 

Auf der vorstehend genannten Internetseite werden auch der Vergütungsbericht über das letzte Geschäftsjahr, der Vermerk des Abschlussprüfers gemäß § 162 des Aktiengesetzes, das geltende Vergütungssystem gemäß § 87a Absatz 1 und 2 Satz 1 des Aktiengesetzes sowie der letzte Vergütungsbeschluss gemäß § 113 Abs. 3 AktG öffentlich zugänglich gemacht. Der letzte Vergütungsbeschluss gemäß § 113 Abs. 3 AktG ist unter Hauptversammlung 2021 abrufbar.

Code of Conduct
Unser Code of Conduct ist auf unserer Internetseite für jeden Interessierten zugänglich. Er ist nicht nur ein wesentlicher Bestandteil unseres Compliance Systems, sondern Ausdruck unserer kulturellen Überzeugung. Er ist Richtlinie für unser tägliches Handeln und adressiert die übergeordneten Themen Integrität, Respekt, Datenschutz, Umgang mit Unternehmenseigentum und Interessenskonflikten, Verhalten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern sowie das Prinzip des fairen Wettbewerbs. 

Risikomanagement
Zu einer guten und nachhaltigen Corporate Governance gehört für Vorstand und Aufsichtsrat auch ein aktives und kontinuierliches Risikomanagement. Die permanente Überwachung und das Management von Risiken sind zentrale Aufgaben jedes börsennotierten Unternehmens. Zu diesem Zweck hat die New Work SE entsprechend den gesetzlichen Vorgaben ein Risikofrüherkennungssystem implementiert und entwickelt es vor dem Hintergrund aktueller Markt- und Unternehmensgegebenheiten fortlaufend weiter. Der Konzern-Abschlussprüfer hat die Funktionsfähigkeit und Angemessenheit des Systems geprüft und bestätigt. Der ausführliche Risikobericht für das Geschäftsjahr 2023 findet sich im Lagebericht, der im Geschäftsbericht abgedruckt ist. 

Datenschutz und IT-Sicherheit
Die Nutzer der New Work-Dienste stellen der Gesellschaft umfangreiche personenbezogene Daten zur Verfügung. Dabei vertrauen sie darauf, dass die Daten entsprechend den vorgesehenen Zwecken und anwendbaren Bestimmungen verarbeitet und genutzt werden. Die New Work SE stellt daher selbst hohe Anforderungen an die eigenen Systeme, um insbesondere den datenschutzrechtlichen Anforderungen von Nutzern, Prüfern und Datenschutzbehörden gerecht zu werden.

Die New Work SE hat sich den strengen europäischen und deutschen Datenschutzregeln verpflichtet und bietet in ihren Diensten für alle Kunden eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen an, um verschiedensten Sicherheitsrisiken vorzubeugen. Daten werden im Auftrag der New Work SE nur durch ausgewählte Dienstleister verarbeitet. Als weitere Maßnahme zur Datensicherheit hat die New Work SE innerhalb der Organisation ein Team von Mitarbeitern zusammengestellt, das die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen überwacht. Neuerungen in Datenschutzbestimmungen werden laufend identifiziert, Maßnahmen zur Überwachung und Einhaltung der Regelungen werden überprüft und gegebenenfalls neu erarbeitet. Neue Funktionalitäten der Plattform prüft die Gesellschaft vor ihrer Einführung auf mögliche datenschutzrechtliche Implikationen. Eine Freigabe erfolgt nur, wenn die Einhaltung aller anwendbaren Datenschutzbestimmungen gewährleistet ist.

Die Gesellschaft ist bestrebt, diesen hohen Standard zu halten und unterzieht sich regelmäßigen Prüfungen von externen unabhängigen Institutionen, die verschiedene technische Aspekte der Plattform beleuchten. 

Hamburg, März 2024

Der Vorstand

Bitte beachten Sie, dass unser Hinweisgebersystem nicht für Beschwerden gedacht ist. Sollten Sie im Hinblick auf Produkte oder Dienstleistung der New Work SE unzufrieden sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder den allgemeinen Kundensupport.

Der NEW WORK Integrity Line-Channel ist ein webbasiertes Hinweisgebersystem und steht unseren Mitarbeitern, unseren Geschäftspartnern und jeder anderen Person rund um die Uhr und unabhängig vom Ort zur Verfügung. 

So können Sie namentlich oder anonym auf mögliche Verstöße gegen die Geschäfts- und Verhaltensgrundsätze von New Work SE und seinen verbundenen Unternehmen, gegen die unternehmensinternen Richtlinien oder gegen geltende Gesetze hinweisen oder sich in diesem Zusammenhang Rat einholen.

Um sicherzustellen, dass auch der Aufruf des Hinweisgebersystems nicht nachverfolgt werden kann, finden Sie an dieser Stelle keinen klickbaren Link zur Seite, sondern lediglich die Internet-Adresse.

https://xing.integrityline.org/index.php

Bitte kopieren Sie diesen Link vollständig in die Adresszeile Ihres Browsers.

Auf der Startseite finden Sie Informationen zum Umgang mit eingegangenen Hinweisen.

Es ist uns also ein wichtiges Anliegen, das Recht und die Gesetze einzuhalten. Wir erwarten deshalb von unseren Mitarbeitenden und unseren Geschäftspartnern, dass sie sich rechtskonform verhalten und dabei auch die internen Vorgaben jederzeit umsetzen.

Wir zählen auf Sie und bitten Sie, uns jederzeit auf Fehlentwicklungen und -verhalten aufmerksam zu machen, wenn Sie davon Kenntnisse erlangen. 

Bitte bedenken Sie als Hinweisgeber:

1. Sie erleichtern uns die Aufklärung erheblich, wenn Sie uns ermöglichen, Kontakt zu Ihnen aufzunehmen. Das geht z.B., indem Sie unser Hinweisgebersystem nutzen unter dem oben angegebenen Link.

2. Bitte geben Sie uns möglichst gezielte Hinweise. Beschreiben Sie genau die Fakten und nennen Sie dabei Namen, Orte und Zeiten, bspw. auch Kundennummern, Rechnungsbelege, Händlernummern oder aussagekräftige Screenshots als Dateianhang. Generelle oder vage Aussagen erschweren die Aufklärung von möglichen Missständen erheblich.
3. Wir möchten gemeinsam verhindern, dass Gerüchte über Personen oder Geschäftspartner entstehen, die sich im Nachhinein als falsch herausstellen könnten. Bitte geben Sie uns daher die Möglichkeit, Ihren Hinweis zu bearbeiten, und teilen Ihre Informationen nicht mit der Öffentlichkeit.

Wir erwarten einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Hinweisgebersystem: Weder ist das System eine Einladung zur Verleumdung von Unternehmen oder Personen, noch ist es eine allgemeine Beschwerdehotline.